Beheer

Alles in dit hoofdstuk staat onder Beheer in het menu en is alleen zichtbaar voor beheerders.

Gebruikers en rollen

Je voegt gebruikers toe met naam, school-e-mailadres en rol. Nieuwe gebruikers ontvangen een uitnodigingsmail om zelf een wachtwoord in te stellen. Rollen kun je achteraf wijzigen; een vertrekkende collega verwijder je, waarna die geen toegang meer heeft. De rollen staan uitgelegd in Aan de slag.

Onder Beveiliging kun je de e-maildomeinen van de school invullen, bijvoorbeeld school.nl. Uitnodigen kan daarna alleen op adressen van die domeinen, zodat een tikfout of een privéadres niet per ongeluk toegang geeft.

Tweestapsverificatie

Beheerders zijn verplicht tweestapsverificatie te gebruiken: naast het wachtwoord een code uit een authenticator-app (Microsoft Authenticator, Google Authenticator of 1Password). Tot je die hebt ingesteld, brengt Mentris je bij het inloggen naar je accountpagina. Je krijgt acht herstelcodes voor als je telefoon kwijt is; bewaar die in de wachtwoordmanager van de school.

Andere medewerkers kunnen tweestapsverificatie zelf aanzetten onder Account. In het gebruikersoverzicht zie je wie het aan heeft. Is een collega zijn telefoon én herstelcodes kwijt, dan reset je de verificatie met de knop 2FA resetten; de collega stelt hem daarna opnieuw in.

AI-model kiezen

De school werkt met één centraal gekozen AI-model. Je kiest uit modellen van Anthropic (Claude), OpenAI (ChatGPT), Mistral en Google (Gemini); welke beschikbaar zijn hangt af van de aanbieders waarmee jullie omgeving is geconfigureerd. Wisselen kan op elk moment en geldt direct voor nieuwe berichten van het hele team.

Verbruik en maandbudget

Het verbruiksdashboard toont per maand en per gebruiker hoeveel het team de AI heeft gebruikt, uitgedrukt in tokens (de rekeneenheid van AI-aanbieders). Zo zie je ook wie er nog niet mee werkt; handig voor adoptie.

Met het maandbudget begrens je de kosten. Is het budget bereikt, dan krijgen gebruikers een melding dat het AI-gebruik deze maand is gepauzeerd. Je kunt het budget dan verhogen of de nieuwe maand afwachten. De kennisbank blijft gewoon leesbaar.

Bewaartermijn van gesprekken

Onder Beveiliging stel je in hoe lang chatgesprekken bewaard blijven: 30, 90 (standaard), 180 of 365 dagen, of onbeperkt. Gesprekken die zo lang niet zijn aangeraakt, verwijdert Mentris automatisch; dat wordt vastgelegd in het audit-log. Medewerkers kunnen eigen gesprekken altijd zelf eerder verwijderen of downloaden via hun accountpagina.

Audit-log

Het audit-log toont wie wat heeft gedaan, wanneer en vanaf welk IP-adres: inloggen (ook mislukte pogingen), gebruikersbeheer, wijzigingen aan instellingen en de kennisbank, en elke inzage in leerlingdata. Je kunt het log downloaden als CSV, bijvoorbeeld voor de functionaris gegevensbescherming. Een download wordt zelf ook gelogd.

Het audit-log bevat namen en IP-adressen. Onder Beveiliging stel je in na hoeveel tijd regels automatisch verdwijnen: 180 dagen, 1 jaar of 2 jaar. Zonder keuze blijft het log bewaard tot het einde van de overeenkomst.

Kennisbank exporteren

De documenten in de kennisbank blijven van de school. Onder Beheer download je op elk moment alle categorieën en artikelen als JSON-bestand, bijvoorbeeld voor een eigen archief of bij het einde van de overeenkomst.

Inloggen met schoolaccount (SSO)

Mentris ondersteunt inloggen met Google- en Microsoft-schoolaccounts. De koppeling wordt tijdens de setup door ons ingericht. Daarna geldt: een medewerker kan met SSO inloggen zodra het e-mailadres van het schoolaccount overeenkomt met het e-mailadres van de gebruiker in Mentris. SSO vervangt het wachtwoord; accounts blijven verder gelijk.

Bij Microsoft vul je onder Beveiliging de tenant-id van jullie Microsoft 365-omgeving in (te vinden in het Azure-portaal onder Microsoft Entra ID, Overzicht). Alleen accounts uit die organisatie worden toegelaten; persoonlijke Microsoft-accounts nooit. Bij Google worden alleen door Google geverifieerde adressen geaccepteerd.

Leerlingdossiers (uitbreidingsmodule)

Voor scholen die dat afnemen is er een module voor leerlingdossiers en handelingsplannen, alleen toegankelijk voor beheerders en intern begeleiders. Dossiervelden worden versleuteld opgeslagen (AES-256) en elke inzage wordt gelogd. Vraag ernaar via contact als je hier interesse in hebt.